Trang chủ / Thủ thuật văn Phòng / Chia sẻ về thủ thuật trộn thư trong Word 2007

Chia sẻ về thủ thuật trộn thư trong Word 2007

Với ưu điểm mang đến sự tiện ích và nhanh chóng cho người sử dụng, thủ thuật trộn thư trong Word 2007 ngày càng được đông đảo người dân trên thế giới học tập để tiết kiệm thời gian và đem lại hiệu quả trong công việc.

Kể từ khi ra đời đến nay, Microsoft Word luôn là một công cụ quan trọng trong cuộc sống hiện đại, nhất là trong thời buổi công nghệ số ngày một phát triển như hiện nay. Để hỗ trợ cho người dùng, công cụ này đã ngày một cải tiến với nhiều thủ thuật tiện ích. Một trong số đó chính là thủ thuật trộn thư. Với mong muốn cung cấp các thông tin hữu ích cho bạn đọc, bài viết dưới đây chia sẻ về thủ thuật trộn thư trong Word 2007, từ đó giúp bạn đọc hiểu rõ và sử dụng thủ thuật này một cách hiệu quả.

Chia sẻ về thủ thuật trộn thư trong Word 2007
Chia sẻ về thủ thuật trộn thư trong Word 2007

Lợi ích của thủ thuật trộn thư trong Word 2007

Trộn thư (Mail Merge) là một tính năng trong Word cho soạn thư hàng loạt. Với tính năng này, bạn có thể soạn cùng lúc nhiều bức thư có nội dung giống nhau, chỉ khác nhau ở một số thông tin cụ thể, từ đó giúp giảm đáng kể thời gian xử lý công việc cho người dùng. Cũng chính bởi ưu điểm đó, trộn thư thường được sử dụng để gửi thư mời, thư cảm ơn cho khách hàng, đối tác, viết email thông báo thay đổi mức lương cuối năm,…

Cách thực hiện thủ thuật trộn thư trong Word 2007

Để thực hiện được thủ thuật trộn thư trong Word 2007, đầu tiên chúng ta cần có một file word mẫu đã tạo sẵn nội dun để chèn thông tin. Sau đó chúng ta thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Mở file Word mẫu, chọn tab Mailings/ Start Mail Merge/ Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, trong Select Document Type chọn Letters, sau đó chọn Next: Starting Document.

Bước 3: Tiếp tục trong hộp thoại Mail Merge, chọn Use The Current Document và sau đó chọn Next: Select Recipients.

Bước 4: Trong mục Select Recipients, chúng ta chọn Use An Existing List nếu bạn có danh sách sẵn hoặc lựa chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Tiếp đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 5: Khi chọn Use An Existing List, hộp thoại Select Data Source mở ra, các bạn chọn danh sách có sẵn mà mình đã chuẩn bị và nhấn Open.

Chia sẻ về thủ thuật trộn thư trong Word 2007
Chia sẻ về thủ thuật trộn thư trong Word 2007

Bước 6: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Sau đó nhấn OK.

Bước 7: Hộp thoại Mail Merge Recipients được mở ra, các bạn lựa chọn dữ liệu cần chèn theo cách đánh dấu vào các ô vuông đặt trước dữ liệu đó. Nếu bạn muốn chèn tất cả, chúng ta chọn đánh dấu vào ô vuông đặt cạnh Data Source.

Sau khi chọn xong, nhấn OK.

Bước 8: Ấn Next: Write your letter.

Bước 9: Bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào mục More items.

Bước 10: Trong hộp thoại Insert Merge Field, chúng ta lựa chọn các trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột sau đó nhấn Insert để chèn.

Sau khi thực hiện xong, nhấn Close để đóng lại.

Bước 11: Chèn lần lượt các trường dữ liệu còn lại vào mẫu Word có sẵn. Tiếp đó nhấn Next: Preview your letters.

Bước 12: Ấn Next: Complete the merge để hoàn thiện quy trình trộn thư.

Bước 13: Để có thể xem tất cả các trang sau khi đã trộn, bạn chọn Edit individual letters/ All/ OK.

Bước 14: Lưu file và chọn thư mục chứa file

Hi vọng với các thông tin về thủ thuật trộn thư trong Word 2007 được trình bày ở trên sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ đó sử dụng chúng một cách hiệu quả để phục vụ tối đa cho công việc hàng ngày.

Có thể bạn quan tâm

Bạn đã biết cách sử dụng hàm trong excel tính số ngày chưa?

Việc tính ngày tháng trong năm sẽ không còn quá khó khăn nữa khi bạn …

Để lại phản hồi

Bình luận đầu tiên

avatar
wpDiscuz