Định dạng chuẩn hóa đơn điện tử | Năm 2021

Định dạng chuẩn hóa đơn điện tử

Định dạng chuẩn hóa đơn điện tử là một khái niệm còn khá mới mẻ đối với nhiều kế toán và doanh nghiệp. Tuy nhiên đây là một trong những chỉ tiêu để xét tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử được quy định rõ theo các thông tư, nghị định mới nhất của Bộ Tài Chính ban hành. Bài viết dưới đây, kekhaidientu.com sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về những quy định mới nhất về định dạng chuẩn hóa đơn điện tử, cách đọc và tra cứu thông tin bằng định dạng này.

Định dạng chuẩn hóa đơn điện tử là gì?

Định dạng hóa đơn điện tử thường ít được mọi người chú ý vì không trực tiếp liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên của các kế toán, tuy nhiên định dạng hóa đơn điện tử rất quan trọng, phải đảm bảo cho việc thực hiện chia sẻ, quản lý dữ liệu của hóa đơn điện tử được tốt nhất.

1. Hóa đơn điện tử có dạng như thế nào?

Hóa đơn điện tử thường sẽ có 2 file là bản thể hiện của hóa đơn là định dạng PDF và file dữ liệu hóa đơn là định dạng XML. Đối với định dạng PDF – bản thể hiện của hóa đơn là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, được thể hiện nội dung như một tờ hóa đơn thông thường. Nhưng định dạng này chỉ là bản thể hiện của file XML nên định dạng file PDF hoặc các bản in này không có giá trị pháp lý.

Định dạng hóa đơn điện tử là PDF và XML
Định dạng hóa đơn điện tử là PDF và XML

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. 

Định dạng chuẩn hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Cách nhận hóa đơn điện tử

Hầu hết các kế toán hiện nay đều chỉ đọc hóa đơn điện tử định dạng PDF và chưa quan tâm đến định dạng chuẩn hóa đơn điện tử là định dạng XML. Khi nhận hóa đơn điện tử bên người mua hàng (người nhận hóa đơn) cần lưu ý các điểm sau đây:

  • Nhận hóa đơn định dạng PDF qua Email, Zalo, Facebook, hoặc các công cụ truyền tin, truyền file,…: hóa đơn nhận được cần có mã tra cứu và link tra cứu trên bản hóa đơn PDF, sau đó tiến hành tra cứu và tải định dạng XML của hóa đơn, xác thực định dạng XML hóa đơn này bằng các công cụ đọc XML hoặc phần mềm quản lý hóa đơn để có thể xác thực nội dung hóa đơn hợp lệ và trùng với định dạng PDF.
  • Nhận hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử giống với hóa đơn giấy được in ra, tuy nhiên hóa đơn này phải thể hiện đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, phải có dòng “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”, có chữ ký người chuyển đổi và có đóng dấu của đơn vị bán hàng. Khi nhận hóa đơn chuyển đổi, kế toán cần tra cứu thông tin theo link tra cứu và mã tra cứu trên hóa đơn để tải định dạng XML của hóa đơn, sau đó thực hiện các bước xác thực như khi nhận định dạng PDF.

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hiện tại, rất nhiều kế toán khi nhận hóa đơn điện tử chỉ lưu trữ định dạng PDF của hóa đơn, việc lưu trữ như vậy sẽ rất tốn công và rủi ro giống như lưu trữ hóa đơn giấy.

Lưu trữ định dạng chuẩn hóa đơn điện tử - XML
Lưu trữ định dạng chuẩn hóa đơn điện tử – XML

Hóa đơn điện tử chỉ cần lưu trữ file mềm định dạng  XML theo nhiều cách: 

  • Lưu trực tiếp tại server lưu trữ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (Miễn phí 10 năm).
  • Tải dữ liệu và tự lưu trữ trên cloud, email, google drive,..
  • Lưu trữ trực tiếp trên máy tính của doanh nghiệp. 
  • Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào như EasyIN,…

Định dạng XML có dung lượng nhẹ vì vậy rất tiện cho việc lưu trữ file dữ liệu và dễ dàng tra cứu và xuất file dữ liệu sang bản thể hiện hóa đơn điện tử ở định dạng PDF để dễ dàng đối chiếu thông tin khi cần. Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn cụ thể về việc cài đặt chương trình đọc hóa đơn hay cách nhận và lưu trữ hóa đơn.

Đọc hóa đơn XML – định dạng chuẩn hóa đơn điện tử

Hiện tại, rất nhiều kế toán, doanh nghiệp nhầm lẫn việc đọc định dạng XML của hóa đơn điện tử bằng công cụ đọc tờ khai thuế Itaxviewer. Định dạng XML của hóa đơn điện tử và tờ khai thuế hoàn toàn khác nhau, vì vậy không thể đọc tờ hóa đơn điện tử bằng công cụ Itaxviewer. Sau đây là những công cụ phổ biến để kế toán có thể đọc được định dạng XML hoặc quy đổi định dạng này sang dạng PDF để đọc dữ liệu. 

Itaxviewer không đọc được định dạng XML của hóa đơn điện tử
Itaxviewer không đọc được định dạng XML của hóa đơn điện tử

1. Đọc bằng công cụ đọc XML, HTML

  • Định dạng XML của hóa đơn là hóa đơn file mềm, dạng code. Vì vậy, có thế đọc file này bằng các công cụ đọc code như notepad++, Spring Tool Suite, Visual Studio Code,… hoặc đọc trực tiếp bằng trình duyệt web như Internet Explorer, Chrome, Cốc Cốc,.. 
  • Các nội dung hóa đơn sẽ được thể hiện bằng hàm code.
  • Không tra cứu được thông tin chữ ký số.

2. Đọc XML qua công cụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Tra cứu định dạng XML bằng link tra cứu của Nhà cung cấp HDDT
Tra cứu định dạng XML bằng link tra cứu của Nhà cung cấp HDDT
  • Mỗi nhà cung cấp hóa đơn điện tử đều phải cung cấp công cụ đọc định dạng XML của hóa đơn cho người dùng. 
  • Tùy từng nhà cung cấp, nội dung sẽ được thể hiện bằng code hoặc chuyển đổi sang dạng PDF để người dùng có thể đọc và so sánh với thông tin trên hóa đơn PDF nhận được.
  • Tùy từng nhà cung cấp hóa đơn mới có thể truy xuất thông tin chữ ký số trên định dạng XML hóa đơn.

3. Đọc XML qua website Thuế và các website uy tín

Cách đọc XML - định dạng chuẩn hóa đơn điện tử
Cách đọc XML – định dạng chuẩn hóa đơn điện tử

 Hiện tại đã có một số Cục Thuế, Chi cục thuế kết hợp, thẩm định và đưa ra các công cụ đọc, chứng thực định dạng XML thông qua website.

Các link đọc XML trên, doanh nghiệp phải tự truy xuất dữ liệu và so sánh với định dạng PDF nhận được, có thể tra cứu thông tin chữ ký số, ngày ký và ngày tạo lập hóa đơn. Một số tính năng còn hạn chế, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng mới truy xuất đầy đủ dữ liệu hơn.

4. Đọc và quản lý hóa đơn XML bằng phần mềm quản lý

Trên thị trường có khá nhiều phần mềm ứng dụng đọc XML phát triển từ các phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn điện tử hoặc các công ty phần mềm trong cùng lĩnh vực như EasyIN của SoftDreams,…

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIN
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIN
  • Phần mềm quản lý hóa đơn XML sẽ đọc được hầu hết các định dạng của nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay.
  • Cho phép chứng thực, truy xuất, so sánh dữ liệu trên PDF so với định dạng XML.
  • Xuất thông tin cert chữ ký số trên phần mềm.
  • Quản lý, tra cứu và trả kết quả đồng thời nhiều hóa đơn trong cùng 1 lúc.
  • Xuất báo cáo dữ liệu hóa đơn đầu vào cho các hóa đơn hợp lệ.
  • Tự động lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp (Miễn phí 10 năm). 

Giới thiệu về phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIN – một trong những phần mềm đọc và quản lý hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng. Phần mềm EasyIN có thể tự động chứng thực và báo cáo đầy đủ các thông tin, chỉ tiêu cần thiết khi tra cứu hóa đơn định dạng XML. 

Xem thêm Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIN

Liên hệ tư vấn kê khai điện tử

Các quy định về định dạng chuẩn hóa đơn điện tử

1. Định dạng chuẩn hóa đơn quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Nghị định 119/2018/NĐ-CP định nghĩa về hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Có thể thấy, định dạng chuẩn hóa đơn điện tử hiện chưa được làm rõ ở Nghị định này và cần được hướng dẫn chi tiết hơn để doanh nghiệp có thể hiểu và áp dụng.

2. Định dạng chuẩn hóa đơn quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC

Tại Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng chuẩn hóa đơn điện tử được làm rõ cả về khái niệm,thành phần định và vai trò trong việc đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử.

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần chính:

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Định dạng hóa đơn điện tử hợp lệ sẽ giúp đơn vị đáp ứng yêu cầu khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp:

  • Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
  • Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
  • Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Định dạng hóa đơn điện tử được dùng phải giúp hóa đơn điện tử được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn, đảm bảo người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử và không dẫn đến cách hiểu sai lệch.

Định dạng hóa đơn điện tử được Bộ Tài Chính quy định chặt chẽ về khái niệm, thành phần, khả năng kết nối cũng như có thể chuyển tải làm rõ các nội dung cho hóa đơn điện tử đầu ra.

3. Định dạng chuẩn hóa đơn quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “extensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện từ theo quy định tại Nghị định này.

Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

  • Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
  • Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
  • Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Lưu ý quan trọng khi đọc định dạng hóa đơn XML

Thực tế các kế toán khi nhận hóa đơn điện tử chỉ đọc định dạng hóa đơn PDF mà chưa quan tâm đến định dạng XML của hóa đơn điện tử. Định dạng XML là định dạng chuẩn hóa đơn điện tử. Vì vậy, kế toán nên tra cứu hoặc sử dụng các công cụ chứng thực để đọc định dạng XML của hóa đơn điện tử. Dưới đây là các thông tin quan trọng cần xác thực khi đọc thông tin trên định dạng XML của hóa đơn. 

1. Thông tin hóa đơn:

  • Ngày lập hóa đơn: có trùng với hóa đơn định dạng PDF được nhận.
  • Ngày ký hóa đơn: có trùng với hóa đơn định dạng PDF được nhận.
  • Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn: có trùng với định dạng PDF được nhận.
  • Thông tin nhà cung cấp và đường link tra cứu hóa đơn điện tử: có trùng với định dạng PDF được nhận, có tra cứu được theo mã tra cứu và link tra cứu của nhà cung cấp hóa đơn điện tử file hóa đơn được nhận.

2. Thông tin đơn vị bán hàng:

  • Tên công ty: có trùng với thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn và thông tin chữ ký số trên hóa đơn
  • Mã số thuế: có trùng với thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn và thông tin chữ ký số trên hóa đơn
  • Địa chỉ: có trùng với thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn.

3. Thông tin đơn vị mua hàng:

  • Tên công ty: có trùng thông tin trên hóa đơn PDF
  • Mã số thuế: có trùng thông tin trên hóa đơn PDF
  • Địa chỉ: có trùng thông tin trên hóa đơn PDF

4. Thông tin số tiền trên hóa đơn:

  • Tổng cộng tiền trước thuế: trùng với thông tin trên hóa đơn PDF
  • Tổng tiền thuế: trùng với thông tin trên hóa đơn PDF
  • Tổng cộng tiền thanh toán sau thuế: trùng với thông tin trên hóa đơn PDF

5. Thông tin chứng thực file XML hóa đơn

  • Định dạng XML có còn toàn vẹn hay bị chỉnh sửa.
  • Ngày ký và ngày lập của hóa đơn có trùng nhau không
  • Hóa đơn có hợp lệ với thông báo phát hành hóa đơn đã được Cơ Quan Thuế duyệt.
  • Chữ ký số có hợp lệ không (MST, hạn sử dụng, ngày ký nằm trong khoảng thời gian chữ ký số còn hạn)

Kết luận

Bài viết trên của kekhaidientu.com sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp hiểu khái quát về định dạng chuẩn hóa đơn điện tử, cách đọc, lưu trữ, tra cứu định dạng XML hóa đơn điện tử. 

Trên thị trường hiện nay vẫn có rất nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử đang không đáp ứng được các quy định về định dạng mới của hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp nên cân nhắc khi áp dụng triển khai hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

Phần mềm hóa đơn điện tử Easyinvoice của SoftDreams được thiết kế sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của Quyết định 635 và Nghị định 123. Do đó khi sử dụng Easyinvoice, kế toán và doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.
Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử Easyinvoice 

Liên hệ tư vấn

Liên hệ tư vấn kê khai điện tử

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error:
0942 342 755
icons8-exercise-96 challenges-icon chat-active-icon
chat-active-icon