Hướng dẫn sửa lỗi hóa đơn điện tử AZ-Invoice||Năm 2021

Phần mềm hóa đơn điện tử AZ-Invoice đang được đa số các doanh nghiệp nhỏ sử dụng do cách sử dụng đơn giản và giá cả ưu đãi nhất thị trường. Tuy nhiên, người dùng có thể gặp phải một số lỗi thường gặp khi đang sử dụng phần mềm này. Chúng tôi với trên 3 năm kinh nghiệm triển khai và hỗ trợ sử dụng phần mềm AZ, sẽ chia sẻ các trường hợp lỗi có thể gặp và cách khắc phục nhanh chóng để các doanh nghiệp có thể chủ động khi gặp phải. Bài viết nhằm chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử AZ-Invoice, không có mục đính đả kích hay chỉ trích phần mềm AZ-Invoice.

Ký số hóa đơn báo lỗi

Ký số bị lỗi là trường hợp thường xuyên xảy ra khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử AZ-Invoice. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến lỗi này khi sử dụng: do cấu hình máy, xung đột java phần mềm, phần mềm diệt virus chặn, do chữ ký số hết hạn, chữ ký số chưa được cài, chưa nhận máy, hoặc hệ thống hóa đơn điện tử AZ-Invoice kết nối báo lỗi khi ký trên phần mềm kế toán,… Một số mô tả lỗi thường xuyên gặp và cách khắc phục khi gặp lỗi này.

1. Chưa cài phần mềm ký số

Mô tả lỗi: Người dùng chọn ký số >> phần mềm báo lỗi: “Hiện bạn chưa cài phần mềm ký hoặc phần mềm ký của bạn là phiên bản cũ. Bạn vui lòng tải lại phần mềm tại đây!” hoặc hiển thị lỗi “Xin tải lại tool ký”.
Nguyên nhân: 

• Chưa cài phần mềm ký số cho máy tính lần đầu sử dụng trình ký.
• Đã cài phần mềm ký số nhưng mỗi lần khởi động ký đều báo lỗi: thường xảy ra với hệ điều hành windows 10 bản 64 bit hoặc các máy có cài phần mềm diệt virus,… dẫn đến java ký số bị chặn và không thể tự khởi động.

Cách khắc phục:

• Chưa cài phần mềm ký: Người dùng bấm vào link “Bạn vui lòng tải lại phần mềm tại đây”, sau đó giải nén file Sign_tool, chọn xem hướng dẫn cài công cụ ký số >> cài theo hướng dẫn >> Nhấn phím Shift + F5 để load lại trang xuất hóa đơn và trình ký lại.
• Đối với trường hợp đã cài nhưng vẫn không ký được: Bạn chọn theo đường dẫn: “C:\Program Files (x86)\ElectbillSign\run_vbs.vbs” >> Click chuột phải file run_vbs.vbs >> chọn Open >> Nhấn phím Shift + F5 để load lại trang xuất hóa đơn và trình ký lại.

2. Mã số thuế không khớp

Mô tả lỗi: Người dùng trình ký hóa đơn, sau khi nhập mã pin chữ ký số báo lỗi “Mã số thuế không khớp”

Nguyên nhân: có nhiều nguyên nhân, 

• Do cắm cùng 1 lúc 2 chữ ký số trên cùng 1 máy tính. 
• Do vừa ký hóa đơn bằng chữ ký số công ty A, sau đó tiếp tục ký hóa đơn bằng 1 chữ ký số công ty B.
• Do nhà cung cấp hóa đơn điện tử AZ-Invoice khởi tạo tài khoản, tại mục mã số thuế đơn vị bán hàng bị dư khoảng trắng, dẫn đến chữ ký số nhận diện sai mã số thuế.

Cách khắc phục:

• Đối với lỗi ở chữ ký số, chỉ cần rút bớt 1 cái ra, reset máy tính và trình ký lại là có thể ký bình thường.
• Đối với trường hợp reset máy tính, ký vẫn báo lỗi nên liên hệ nhà cung cấp để kiểm tra mã số thuế khởi tạo hệ thống đã chính xác chưa

3. Sai mã pin hoặc không tìm thấy token

Mô tả lỗi: Trình ký, nhập mã pin token, báo lỗi “Sai mã pin hoặc không tìm thấy token”.

Nguyên nhân: 

• Do nhập sai mã pin token, hoặc token đã bị khóa, chữ ký số hết hạn
• Do chưa cài chương trình quản lý chữ ký số (Token Manager).
• Do công cụ ký không nhận diện được token. (thường gặp ở token CA2 phiên bản màu vàng, token BKAV-CA, token Safe-CA V1).

Cách khắc phục:

• Vào computer để cài đặt (setup) trình quản lý chữ ký số, sau đó nhập mã pin token để đăng nhập thử. Nếu thành công thì có thể trình ký hóa đơn lại. Nếu bị khóa thì liên hệ tổng đài nhà cung cấp chữ ký số hoặc đại lý chữ ký số để được hướng dẫn mở khóa token.
• Nếu gặp trường hợp đặc biệt của các token trên cần liên hệ nhà cung cấp hóa đơn hoặc đại lý hóa đơn điện tử để được hướng dẫn sử lỗi. Lưu ý: lỗi này không thể khắc phục hoàn toàn được và mỗi lần ký sẽ phải liên hệ hỗ trợ cài lại token. => giải quyết dứt điểm bằng cách mua token mới của nhà cung khác.

4. Input không hợp lệ

Mô tả lỗi: Lỗi này là lỗi chọn thứ tự ngày ký, do đã có tờ hóa đơn ký sau khoảng thời gian này.

Cách khắc phục: kiểm tra thứ tự ngày ký và số hóa đơn, ký lại đúng thứ tự.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử dù đã hủy vẫn tính thứ tự ngày và số hóa đơn.

5. Lỗi sai thông tin chữ ký số do token thay đổi tên doanh nghiệp

Mô tả lỗi: Lỗi này xảy ra do doanh nghiệp thực hiện thay đổi tên công ty, dẫn đến phải thay đổi tên doanh nghiệp trên chữ ký số. Nhưng khi ký hóa đơn AZ vẫn thể hiện tên công ty cũ.

Nguyên nhận: Đối với công cụ ký của AZ-Invoice cho phép ký trên những chứng thư còn hạn sử dụng và trùng mã số thuế là có thể ký. Việc này sẽ dẫn đến nhầm lẫn chứng thư nếu trong 1 token có 2 chứng thư số trùng mã số thuế và khác tên như trường hợp doanh nghiệp đổi tên công ty đã nêu ở trên.

Cách khắc phục: Chỉ có 1 cách duy nhất là xóa chứng thư số theo thông tin cũ (Tên công ty cũ) và chỉ để duy nhất 1 chứng thư số mới trong token. Yêu cầu nhà cung cấp chữ ký số hỗ trợ xóa chứng thư số cũ.

6. Có lỗi khi ký số

Mô tả lỗi: Khi trình ký báo lỗi “Có lỗi khi ký” , sau đó báo “Sai mã pin hoặc không tìm thấy token”. Hóa đơn ở trạng thái khởi tạo, nhưng đã có ngày ký, có số hóa đơn và không thể ký chuyển trạng thái đã ký.

Nguyên nhân: 

• Do sử dụng phiên bản chữ ký số mới và chưa được cập nhật thông tin trên cơ sở dữ liệu chữ ký số của nhà cung cấp (file cks.dll).
• Do nội dung hóa đơn có chứa ký tự đặc biệt dẫn đến khi ký tạo file XML báo lỗi này và không thể ký thành công.

Cách khắc phục: 

• Liên hệ nhà cung cấp để được cập nhật thông tin phiên bản chữ ký số.
• Kiểm tra nội dung hóa đơn, xóa các ký tự đặc biệt hoặc thay thế bằng các ký tự khác phù hợp. Lưu và thử ký lại.
• Lưu ý: Các trường hợp hóa đơn đã có ngày ký và số hóa đơn chỉ chọn nghiệp vụ ký và nhập mã pin ký lại, không chọn nhập ngày.

Khởi tạo trực tiếp trên phần mềm

1. Sai font chữ khi nhập liệu sản phẩm, khách hàng, hóa đơn

Mô tả lỗi: Khi nhập dữ liêu lên phần mềm (Khách hàng,sản phẩm) font chữ bị sai lệch dấu, hoặc không đúng chữ, xóa đi gõ lại cũng không đúng font chữ.

Nguyên nhân: 

• Do copy thông tin từ 1 file dữ liệu khác vị sai font như website khác, trên word, excel đang sử dụng font VN-Time.
• Do máy tính đang dùng font “Unicode tổ hợp”.

Cách khắc phục: 

• Chuyển đổi font dữ liệu trước khi copy vào hệ thống, có thể tìm công cụ trên web hoặc sửa trực tiếp font trên word, excel.
• Chỉnh lại font chữ trong unikey: từ “Unicode tổ hợp” thành “Unicode”, sau đó vô sửa dữ liệu bị sai, xóa đi và copy hoặc nhập tay lại. 

2. Sai tiền thuế, chênh lệch thành tiền trên dòng sản phẩm và tổng tiền hàng

Mô tả lỗi: Lỗi này thường xảy ra đối với các doanh nghiệp sử dụng mẫu hóa đơn nhiều thuế suất. Mẫu này thường có cột tiền thuế VAT và thành tiền trên dòng sản phẩm. Đối với trường hợp xuất các sản phẩm có hàng trăm, hàng chục, hàng đơn vị của đơn giá trước VAT là 455.

Ví dụ: Đơn giá trước thuế = 14545455 => thành tiền (đã VAT) = 16000000 nhưng tổng tiền thanh toán = 16000001, nếu dùng tính năng sửa lệch 1 đồng thì sẽ bị lệch tiền thuế 1 đồng.

Nguyên nhân: Cho nguyên tắc làm tròn của hệ thống hóa đơn điện tử AZ-Invoice bị sai dẫn đến các hóa đơn có đơn giá đặc thù giống ví dụ sẽ bị lỗi này.

Cách khắc phục: Nhập đơn giá số lẻ.

Ví dụ: Đơn giá trước thuế = 14545455.45 => Thành tiền (đã VAT) = 16000001 = tổng tiền thanh toán (đã VAT). Bắt buộc để lẻ 1 đồng vì sẽ không thể tìm được số đơn giá nhân 1.1 ra tròn 16 triệu.

3. Xóa hóa đơn có trường mở rộng không được

Mô tả lỗi: Các hóa đơn có trường dữ liệu mở rộng ở Sản phẩm, khi xóa hóa đơn sẽ báo lỗi hệ thống “translation-not-found[error.concurrencyFailure]”, không thể xóa hóa đơn được.

Nguyên nhân: Do lỗi hệ thống hóa đơn điện tử AZ-Invoice không có phép xóa hóa đơn có tạo trường mở rộng sản phẩm.

Cách khắc phục: Xóa tất cả các sản phẩm có chứa trường dữ liệu mở rộng trước. Sau đó lưu lại và chọn nghiệp vụ xóa hóa đơn.

4. Hóa đơn thuế suất bằng 0% hoặc không chịu thuế nhưng vẫn hiện tiền thuế

Mô tả lỗi: Thường gặp ở các hóa đơn xuất ngoại tệ, có hệ số làm tròn 2 số thập phân, tạo hóa đơn cộng tiền hàng và tổng tiền thanh toán lệch 1 đồng mặc dù Tiền thuế VAT = 0 , Hoặc tiền thuế VAT = 1 số nhưng thuế suất thuế GTGT vẫn bằng 0%.

Nguyên nhân: Do hệ thống làm tròn bị sai.

Cách khắc phục:

• Dựa vào tính năng sửa Tổng cộng tiền thanh toán = cộng tiền hàng đối với trường hợp 1 thuế suất.
• Nhập đơn giá lẻ, thêm 3 hoặc 4 số thập phân để nhận được thành tiền chính xác.

5. PDF không xem được hóa đơn, không tải được định dạng PDF của hóa đơn

Mô tả lỗi: Khi khởi tạo hóa đơn xong không xem được PDF, không tải được PDF. Hoặc khi ký hóa đơn xong không xem được PDF, không tải được PDF. Định dạng XML của hóa đơn vẫn tải và tra cứu được bình thường.

Nguyên nhân: có nhiều nguyên nhân,

• Do lỗi mẫu hóa đơn, do hệ thống.
• Do trong hóa đơn có chứa ký tự đặc biệt thông tin người mua hàng hoặc tên sản phẩm (Ví dụ: Dấu chấm nhật bản “。”  , ký tự đặc biệt “ ※”, Dấu gạch ngang dài “ ─”).
• Do lỗi chữ ký không hiển thị đúng vị trí (do lỗi nhảy trang nên bị).

Cách khắc phục: 

• Nếu là lỗi hệ thống hoặc chữ ký không đúng vị trí, cần liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ sửa trên hệ thống.
• Kiểm tra nội dung có ký tự đặc biệt thì xóa hoặc thay thế bằng ký tự khác.

Lưu ý: chỉ những hóa đơn chưa ký mới có thể sửa được, vì vậy nên xem trước hoặc tải nháp trước khi ký hóa đơn, đã ký chỉ có thể hủy hóa đơn và xuất lại tờ khác.

6. Hóa đơn bị phân trang, nhảy trang trên định dạng PDF

Mô tả lỗi: Hóa đơn khởi tạo bị phân 2 trang, có 1 trang trắng đầu tiên.

Nguyên nhân: Do xuất hóa đơn vào đoạn giao giữa trang 1 và trang 2 dẫn đến lỗi phân trang không rõ ràng giữa tờ 1 và tờ 2 của định dạng PDF hóa đơn điện tử AZ-Invoice. 

Cách khắc phục: Liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ sửa mẫu hệ thống.

7. Hóa đơn AZ-Invoice bị nhảy số, mất số

8. Định dạng XML không trùng ngày ký

9. Chữ ký số không hợp lệ khi tra cứu định dạng XML

Nhập khẩu excel phần mềm hóa đơn AZ

1. Import file Khách hàng không lên

Mô tả lỗi: Điền thông tin file excel mẫu, sau đó import lên không được.

Nguyên nhân: 

• Có thể bị trùng mã khách hàng đã tồn tại trên hệ thống hóa đơn điện tử AZ-Invoice.
• Có thể bị sai định dạng file excel.
• Chưa điền đầy đủ thông tin bắt buộc: MST, Tên người mua, Email,..

Cách khắc phục: 

• Kiểm tra lại các mục dữ liệu, mã khách hàng trên hệ thống.
• Tải 1 file mẫu mới, copy toàn bộ dữ liệu và paste value (dán giá trị) vào file mẫu mới rồi tải lên lại.

Lưu ý: Khi nhập dữ liệu lên file excel mẫu hóa đơn điện tử AZ-Invoice, các mã khách hàng bắt đầu bằng số 0 nên có dấu nháy đơn “ ‘ “ ở trước, toàn bộ định dạng sử dụng “general” kể cả số.

2. Import file sản phẩm không lên

Mô tả lỗi: Điền thông tin file excel mẫu, sau đó import lên không được.

Nguyên nhân:

• Có thể bị trùng mã sản phẩm đã tồn tại trên hệ thống hóa đơn điện tử AZ-Invoice.
• Có thể bị sai định dạng file excel.

Cách khắc phục: 

• Kiểm tra lại các mục dữ liệu, mã sản phẩm, định dạng đơn giá trong file mẫu import sản phẩm.
• Tải 1 file mẫu mới, copy toàn bộ dữ liệu và paste value (dán giá trị) vào file mẫu mới rồi tải lên lại.

Lưu ý: Các mã sản phẩm bắt đầu bằng số 0 nên có dấu nháy đơn “ ‘ “ ở trước, các mã sản phẩm trên cùng 1 file không được trùng nhau. Hệ thống hóa đơn điện tử AZ-Invice sẽ không báo lỗi trùng mã trên cùng 1 file excel. Toàn bộ định dạng sử dụng “general” kể cả số.

3. Import file hóa đơn không lên

Mô tả lỗi: Điền thông tin file excel mẫu của hóa đơn điện tử AZ-Invoice, sau đó nhập khẩu (import excel) lên không được.

Nguyên nhân: rất nhiều nguyên nhân,

• Sai mẫu số, ký hiệu, sai thông tin các trường dữ liệu.
• Mã khách hàng hoặc mã sản phẩm không tồn tại trên hệ thống hóa đơn điện tử AZ-Invoice.
• Có 2 sản phẩm trên hệ thống trùng 1 mã sản phẩm do import trùng mã trên 1 file excel.
• Bị sai định dạng file excel.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại các mục dữ liệu, mã sản phẩm, mã khách hàng, định dạng đơn giá trong file.
• Tải 1 file mẫu mới, copy toàn bộ dữ liệu và paste value (dán giá trị) vào file mẫu mới rồi tải lên lại.
• Trường hợp phát hiện 2 mã sản phẩm trùng nhau, cần xóa 1 mã đi hoặc đổi mã mới có thể import excel lên được.

Tải báo cáo và dữ liệu báo cáo hóa đơn AZ-Invoice

1. Tải báo cáo hóa đơn điện tử AZ-Invoice không được

Mô tả lỗi: Tải báo cáo thống kê bán ra và báo cáo tổng hợp báo lỗi.

Nguyên nhân: Do có 1 số trường hợp hóa đơn người dùng xuất bằng mục chiết khấu, không có sản phẩm trên hóa đơn nên khi tải báo cáo trong khoảng thời gian có các hóa đơn này sẽ dẫn đến lỗi hệ thống không tải được.. 

Cách khắc phục: Tải báo cáo bảng kê chi tiết trên hóa đơn điện tử AZ-Invoice hoặc tải từng khoảng thời gian không chứa các hóa đơn bị lỗi.

2.Số liệu trên báo cáo sai lệch với hóa đơn

Mô tả lỗi: Số liệu trên báo cáo thống kê bán của phần mềm hóa đơn điện tử AZ-Invoice kết xuất ra bị sai lệch so với hóa đơn xuất thực tế.

Nguyên nhân: Do báo cáo hệ thống lỗi, dẫn đến số tiền chiết khấu không nhận nên báo cáo thống kê có tổng tiền trước thuế sai so với hóa đơn xuất thực tế.

Cách khắc phục: Xuất báo cáo bảng kê chi tiết hoặc báo cáo tổng hợp, chủ động đối chiếu và cập nhật số liệu chính xác trên excel.

Phần mềm quét dữ liệu excel (Import Tool)

1. Không đăng nhập được Import Tool

Mô tả lỗi: không đăng nhập được tool quét dữ liệu.

Nguyên nhân: Tương tự như công cụ ký Sign Tool, Tool quét dữ liệu của hóa đơn điện tử AZ-Invoice cũng chạy bằng java riêng biệt, nếu không đăng nhập được nguyên nhân có thể do java import tool bị chặn hoặc không tự khởi động được.

Cách khắc phục: Tương tự cách khởi động java công cụ ký, ta chọn theo đường dẫn: “C:\Program Files (x86)\ElectbillImport\run_vbs.vbs” >> Click chuột phải file run_vbs.vbs >> chọn Open >> Khởi động lại Import Tool và đăng nhập lại.

2. Không quét được file excel lên

Mô tả lỗi: Kết xuất file excel vào thư mục tool quét dữ liệu hóa đơn điện tử AZ-Invoice nhưng không quét được file excel lên Import tool được hoặc quét lên được nhưng upload không thành công.

Nguyên nhân: Có nhiều nguyên nhân:

• Excel kết xuất bị sai định dạng ban đầu.
• Kết xuất file excel bị trùng tên với hóa đơn đã có sẵn trên tool.
• Mã khách hàng đã bị trùng với 1 mã đã có sẵn trên hệ thống hóa đơn điện tử AZ-Invoice.

Cách khắc phục: 

• Kết xuất lại file và lưu với 1 tên mới (lưu ý: không đặt tên có dấu hoặc trùng tên cũ).
• Kiểm tra mã khách hàng đã trùng trên hệ thống, đổi mã đã bi trùng và upload lại file.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những trường hợp có thể gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử AZ-Invoice. Qua bài viết này, Chúng tôi đã chia sẽ cho các bạn các cách chủ động khắc phục khi gặp phải các trường hợp như trên.

Một lần nữa, chúng tôi xin khẳng định, Bài viết trên nhằm chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử AZ-Invoice, không có mục đính đả kích hay chỉ trích phần mềm AZ-Invoice. Đối với các trường hợp đặc biệt, Quý vị vui lòng gửi email hoặc liên hệ trực tiếp để được tư vấn chi tiết. Xin cảm ơn!